Новости

Готовое решение, которое превратилось в адаптивный back-office для среднего бизнеса

В ITGRADE обратилась компания среднего бизнеса, занимающаяся сборкой спортивных и детских площадок. Первоначальной целью была организация витрины товаров, но всё быстро переросло в нечто более масштабное.

В процессе нашего сотрудничества на первых же этапах выяснилось, что простое готовое решение не удовлетворит все потребности. И вот почему. 

От заказчика начали массово поступать задачи, связанные с автоматизацией, но выяснилась проблема - документооборот компании построен на Excel. Сотрудники обменивались данными по электронной почте, а по вечерам сводили в единые таблицы. Несложно догадаться, что часть из них терялась. Отсутствие необходимых документов обернулось бы финансовыми потерями, а при уровне оборотов среднего бизнеса - довольно серьёзными.


Дано: Компания среднего бизнеса с несколькими сотнями сотрудниками ведёт документооборот в Microsoft Excel.


Цель: Объединить работу с информацией из нескольких источников, объединить работу разных отделов и предприятий и автоматизировать внутренние процессы, выполняемые сотрудниками в ручном или полу-ручном режиме, при этом не сломав выстроенную систему.


Задача 1: Непрерывная интеграция модели данных Битрикса с API SEO "Мой склад". 


Наше сотрудничество стало цепляться за обсуждение непрерывной интеграции, но для этого необходимо было отказаться от ручного заполнения таблиц.

Список сущностей, которые необходимо было синхронизировать:

1.Продажи
  • Заказы покупателей
  • Счета покупателям
  • Отгрузки
  • Возвраты покупателей

2.Закупки
  • Заказы поставщикам
  • Счета поставщиков
  • Приемки
  • Возвраты поставщикам

3.Товары
  • Товары
  • Услуги
  • Оприходования
  • Списания
  • Перемещения

4.Компания
  • Юр.лица
  • Склады

5.Контрагенты
  • Контрагенты
  • Договоры

6.Финансы
  • Входящие платежи
  • Исходящие платежи
  • Списания
  • Статьи расходов
  • Валюты


От клиента поступила заявка на автоматизацию процессов. Мы, конечно же, решили эту задачу. Компания не была готова переезжать на какую-то собственную CRM-систему, они хотели пошагово интегрироваться с уже имеющимися у них инструментами. Компромиссным решением стал back-office на основе Bitrix Framework с витриной, установленной ранее. В итоге переход произошёл бесшовно.

Дальнейшая работа разработчиков складывалась на написании собственного модуля, а в дальнейшем и его постоянной модернизации. 

Задача 2: Организовать взаимодействие подразделений 

(производство, транспорт, моделирование, логисты, маркетинг и т.д.) между собой с привязкой к этим сущностям. 


Ранее подразделения использовали прямое взаимодействие между собой посредством почты, мессенджеров и таблиц Excel. Мониторить такие процессы и управлять данными в таком формате было невозможно и как итог имело место большая погрешность как в самих данных, так и в сроках выявления и устранения расхождений.

Мы создали механизм “заявок” с поддержкой индивидуальных этапов и стадий, гибкой системы уведомлений и модерации руководителями.

Выполненные заявки порождают расходы нескольких типов, которые учитываются в системе, но не выгружаются в МС, то есть дополняют общую финансовую отчетность. 


Задача 3: Создание ведомостей подразделений. Заказчику было необходимо гибко и прозрачно формировать отчетность на основе объединенных данных, видеть доходы и расходы подразделений, налоговую составляющую и дополнительные расходы на уровне отдельного подразделения.



Здесь же интегрируются заявки подразделений между собой по типам работ:
Постепенно же проект обрастал новыми функциями.

1.Расширенные возможности обработки заказов.
  • Сквозная фильтрация и подсчет показателей

  • Детализация заказа и всех его связей

  • Сверка прибыли (контрольная верификация всех данных)

  • Интерфейс работы с заявками (создание, редактирование, выполнение, закрытие) 

  • История всех действий над заказом

  • Сверка данных с МС 

  • Механизм контроля заказа к закрытию:
а) проверка платежей
б) проверка на заявки
в) согласование ключевыми отделами (юристы, бухгалтерия, финансы). 

2.Формирование сводной прибыли всех подразделений. 

3.Сводный учёт отгрузок с вычисляемыми показателями. 

4.Импорт Excel-документов в собственном формате.

5.Гибкое управление настройками, правами и уведомлениями.

Со временем back-office превратился в полноценную админ-систему, куда под учётками входят менеджеры и полноценно работают, а клиенты видят только итоговый каталог. Система проста и понятна:

  • первичная регистрация продукта на базе заказчика (сырые данные), 
  • обработка информации происходит в Битриксе (сами процессы). 

Клиент сразу же оценил изменения - документооборот перестал тяготить. Данные начали подгружаться в систему автоматически, а менеджерам осталось лишь снимать аналитику. Плюсом стал отказ от общения по электронной почте, теперь оно происходит в самой админке.

Итого:

  • ≈ 150 часов на разработку проекта;
  • через 6 месяцев сотрудники приступили к работе в системе;
  • над проектом работали 1 менеджер, 1 архитектор и 1 разработчик;
  • до 300 часов на поддержку и доработку в год (с 2018).

Если представить работу графически, то она выглядит так:


После запуска системы наше сотрудничество не прекратилось, а только начало набирать обороты. Клиент постоянно присылал обратную связь, а мы добавляли всё новый функционал. Сейчас back-office работает стабильно в самодостаточном режиме, разработчики ITGRADE же оказывают необходимую техническую поддержку.