В процессе нашего сотрудничества на первых же этапах выяснилось, что простое готовое решение не удовлетворит все потребности. И вот почему.
От заказчика начали массово поступать задачи, связанные с автоматизацией, но выяснилась проблема - документооборот компании построен на Excel. Сотрудники обменивались данными по электронной почте, а по вечерам сводили в единые таблицы. Несложно догадаться, что часть из них терялась. Отсутствие необходимых документов обернулось бы финансовыми потерями, а при уровне оборотов среднего бизнеса - довольно серьёзными.
Дано: Компания среднего бизнеса с несколькими сотнями сотрудниками ведёт документооборот в Microsoft Excel.
Цель: Объединить работу с информацией из нескольких источников, объединить работу разных отделов и предприятий и автоматизировать внутренние процессы, выполняемые сотрудниками в ручном или полу-ручном режиме, при этом не сломав выстроенную систему.
Задача 1: Непрерывная интеграция модели данных Битрикса с API SEO "Мой склад".
Наше сотрудничество стало цепляться за обсуждение непрерывной интеграции, но для этого необходимо было отказаться от ручного заполнения таблиц.
Список сущностей, которые необходимо было синхронизировать:
1.Продажи
- Заказы покупателей
- Счета покупателям
- Отгрузки
- Возвраты покупателей
2.Закупки
- Заказы поставщикам
- Счета поставщиков
- Приемки
- Возвраты поставщикам
3.Товары
- Товары
- Услуги
- Оприходования
- Списания
- Перемещения
4.Компания
- Юр.лица
- Склады
5.Контрагенты
- Контрагенты
- Договоры
6.Финансы
- Входящие платежи
- Исходящие платежи
- Списания
- Статьи расходов
- Валюты
От клиента поступила заявка на автоматизацию процессов. Мы, конечно же, решили эту задачу. Компания не была готова переезжать на какую-то собственную CRM-систему, они хотели пошагово интегрироваться с уже имеющимися у них инструментами. Компромиссным решением стал back-office на основе Bitrix Framework с витриной, установленной ранее. В итоге переход произошёл бесшовно.
Дальнейшая работа разработчиков складывалась на написании собственного модуля, а в дальнейшем и его постоянной модернизации.
Задача 2: Организовать взаимодействие подразделений
(производство, транспорт, моделирование, логисты, маркетинг и т.д.) между собой с привязкой к этим сущностям.
Ранее подразделения использовали прямое взаимодействие между собой посредством почты, мессенджеров и таблиц Excel. Мониторить такие процессы и управлять данными в таком формате было невозможно и как итог имело место большая погрешность как в самих данных, так и в сроках выявления и устранения расхождений.
Мы создали механизм “заявок” с поддержкой индивидуальных этапов и стадий, гибкой системы уведомлений и модерации руководителями.
Выполненные заявки порождают расходы нескольких типов, которые учитываются в системе, но не выгружаются в МС, то есть дополняют общую финансовую отчетность.
Задача 3: Создание ведомостей подразделений. Заказчику было необходимо гибко и прозрачно формировать отчетность на основе объединенных данных, видеть доходы и расходы подразделений, налоговую составляющую и дополнительные расходы на уровне отдельного подразделения.
Здесь же интегрируются заявки подразделений между собой по типам работ:
1.Расширенные возможности обработки заказов.
- Сквозная фильтрация и подсчет показателей
- Детализация заказа и всех его связей
- Сверка прибыли (контрольная верификация всех данных)
- Интерфейс работы с заявками (создание, редактирование, выполнение, закрытие)
- История всех действий над заказом
- Сверка данных с МС
- Механизм контроля заказа к закрытию:
б) проверка на заявки
в) согласование ключевыми отделами (юристы, бухгалтерия, финансы).
2.Формирование сводной прибыли всех подразделений.
3.Сводный учёт отгрузок с вычисляемыми показателями.
4.Импорт Excel-документов в собственном формате.
5.Гибкое управление настройками, правами и уведомлениями.
Со временем back-office превратился в полноценную админ-систему, куда под учётками входят менеджеры и полноценно работают, а клиенты видят только итоговый каталог. Система проста и понятна:
- первичная регистрация продукта на базе заказчика (сырые данные),
- обработка информации происходит в Битриксе (сами процессы).
Клиент сразу же оценил изменения - документооборот перестал тяготить. Данные начали подгружаться в систему автоматически, а менеджерам осталось лишь снимать аналитику. Плюсом стал отказ от общения по электронной почте, теперь оно происходит в самой админке.
Итого:
- ≈ 150 часов на разработку проекта;
- через 6 месяцев сотрудники приступили к работе в системе;
- над проектом работали 1 менеджер, 1 архитектор и 1 разработчик;
- до 300 часов на поддержку и доработку в год (с 2018).
Если представить работу графически, то она выглядит так:
После запуска системы наше сотрудничество не прекратилось, а только начало набирать обороты. Клиент постоянно присылал обратную связь, а мы добавляли всё новый функционал. Сейчас back-office работает стабильно в самодостаточном режиме, разработчики IT Grade же оказывают необходимую техническую поддержку.