Готовое решение, которое превратилось в адаптивный back-office для среднего бизнеса

В IT Grade обратилась компания среднего бизнеса, занимающаяся сборкой спортивных и детских площадок. Первоначальной целью была организация витрины товаров, но всё быстро переросло в нечто более масштабное.

В процессе нашего сотрудничества на первых же этапах выяснилось, что простое готовое решение не удовлетворит все потребности. И вот почему.

От заказчика начали массово поступать задачи, связанные с автоматизацией, но выяснилась проблема - документооборот компании построен на Excel. Сотрудники обменивались данными по электронной почте, а по вечерам сводили в единые таблицы. Несложно догадаться, что часть из них терялась. Отсутствие необходимых документов обернулось бы финансовыми потерями, а при уровне оборотов среднего бизнеса - довольно серьёзными.

Дано: Компания среднего бизнеса с несколькими сотнями сотрудниками ведёт документооборот в Microsoft Excel.

Цель: Объединить работу с информацией из нескольких источников, объединить работу разных отделов и предприятий и автоматизировать внутренние процессы, выполняемые сотрудниками в ручном или полу-ручном режиме, при этом не сломав выстроенную систему.

Задача 1: Непрерывная интеграция модели данных Битрикса с API SEO "Мой склад".

Наше сотрудничество стало цепляться за обсуждение непрерывной интеграции, но для этого необходимо было отказаться от ручного заполнения таблиц.

Список сущностей, которые необходимо было синхронизировать:

1.Продажи

• Заказы покупателей

• Счета покупателям

• Отгрузки

• Возвраты покупателей

2.Закупки

• Заказы поставщикам

• Счета поставщиков

• Приемки

• Возвраты поставщикам

3.Товары

• Товары

• Услуги

• Оприходования

• Списания

• Перемещения

4.Компания

• Юр.лица

• Склады

5.Контрагенты

• Контрагенты

• Договоры

6.Финансы

• Входящие платежи

• Исходящие платежи

• Списания

• Статьи расходов

• Валюты

От клиента поступила заявка на автоматизацию процессов. Мы, конечно же, решили эту задачу. Компания не была готова переезжать на какую-то собственную CRM-систему, они хотели пошагово интегрироваться с уже имеющимися у них инструментами. Компромиссным решением стал back-office на основе Bitrix Framework с витриной, установленной ранее. В итоге переход произошёл бесшовно.

Дальнейшая работа разработчиков складывалась на написании собственного модуля, а в дальнейшем и его постоянной модернизации.

Задача 2: Организовать взаимодействие подразделений

(производство, транспорт, моделирование, логисты, маркетинг и т.д.) между собой с привязкой к этим сущностям.

Ранее подразделения использовали прямое взаимодействие между собой посредством почты, мессенджеров и таблиц Excel. Мониторить такие процессы и управлять данными в таком формате было невозможно и как итог имело место большая погрешность как в самих данных, так и в сроках выявления и устранения расхождений.

Мы создали механизм “заявок” с поддержкой индивидуальных этапов и стадий, гибкой системы уведомлений и модерации руководителями.

Выполненные заявки порождают расходы нескольких типов, которые учитываются в системе, но не выгружаются в МС, то есть дополняют общую финансовую отчетность.

Задача 3: Создание ведомостей подразделений. Заказчику было необходимо гибко и прозрачно формировать отчетность на основе объединенных данных, видеть доходы и расходы подразделений, налоговую составляющую и дополнительные расходы на уровне отдельного подразделения.

Здесь же интегрируются заявки подразделений между собой по типам работ:

Постепенно же проект обрастал новыми функциями.

1.Расширенные возможности обработки заказов.

• Сквозная фильтрация и подсчет показателей

• Детализация заказа и всех его связей

• Сверка прибыли (контрольная верификация всех данных)

• Интерфейс работы с заявками (создание, редактирование, выполнение, закрытие)

• История всех действий над заказом

• Сверка данных с МС

• Механизм контроля заказа к закрытию:

а) проверка платежей
б) проверка на заявки
в) согласование ключевыми отделами (юристы, бухгалтерия, финансы).

2.Формирование сводной прибыли всех подразделений.

3.Сводный учёт отгрузок с вычисляемыми показателями.

4.Импорт Excel-документов в собственном формате.

5.Гибкое управление настройками, правами и уведомлениями.

Со временем back-office превратился в полноценную админ-систему, куда под учётками входят менеджеры и полноценно работают, а клиенты видят только итоговый каталог. Система проста и понятна:

• первичная регистрация продукта на базе заказчика (сырые данные),

• обработка информации происходит в Битриксе (сами процессы).

Клиент сразу же оценил изменения - документооборот перестал тяготить. Данные начали подгружаться в систему автоматически, а менеджерам осталось лишь снимать аналитику. Плюсом стал отказ от общения по электронной почте, теперь оно происходит в самой админке.

Итого:

• ≈ 150 часов на разработку проекта;

• через 6 месяцев сотрудники приступили к работе в системе;

• над проектом работали 1 менеджер, 1 архитектор и 1 разработчик;

• до 300 часов на поддержку и доработку в год (с 2018).

Если представить работу графически, то она выглядит так:

После запуска системы наше сотрудничество не прекратилось, а только начало набирать обороты. Клиент постоянно присылал обратную связь, а мы добавляли всё новый функционал. Сейчас back-office работает стабильно в самодостаточном режиме, разработчики IT Grade же оказывают необходимую техническую поддержку.