В нашей компании мы решили эту проблему и создали RPA-процесс, помогающий сотрудникам корректно передавать коллегам проекты на время их отпуска.
Какие задачи решает:
- Руководитель в автоматическом режиме контролирует ход выполнения поставленных задач перед уходом сотрудника в отпуск;
- Формирование чёткого алгоритма передачи дел коллегам;
- Удобный формат автоматической подгрузки необходимых шаблонов;
- Удержание концентрации сотрудника до момент наступления отпуска;
- Возложение ответственности на исполнителя за выполнение каждого из этапов;
- Уведомление коллег об уходе в отпуск.
Весь процесс происходит в канбане. Здесь заявка проходит чёткое формирование по стадиям, а все этапы подтверждения видны наглядно.
![](https://static.tildacdn.com/tild3235-6437-4666-a464-636563613964/2022-07-11_09-48-04.png)
Когда наступает время ухода сотрудника в отпуск (согласно графику отпусков), специалист сам запускает бизнес-процесс. Первым делом он выбирает необходимую дату своего отпуска.
![](https://static.tildacdn.com/tild3637-6666-4035-b037-353033643666/2022-07-11_09-50-17.png)
Формируется карточка, которая уже идёт по определённым стадиям. Стоит отметить, что система очень адаптивна – можно прописать любые стадии индивидуально под компанию, чтобы удовлетворить все потребности бизнеса или каждого из его отделов.
![](https://static.tildacdn.com/tild3166-3264-4661-b535-363163633937/2022-07-11_09-53-19.png)
Переходя по стадиям, сотрудник нажимает кнопку “Подтвердить”, тем самым беря на себя ответственность за выполнением задачи. Робот в автоматическом режиме присылает уведомление и подробно описывает, что необходимо выполнить на данной стадии.
![](https://static.tildacdn.com/tild6435-6263-4238-a639-366565306261/2022-07-11_09-57-46.png)
Карточка проходит по всем стадиям и на финише, когда уже принимается решение о подписании приказа, рководитель видит весь процесс. Можно проследить насколько ответственно сотрудник передал дела, корректно ли оповестил клиентов и когда провёл планёрку с командой.
По окончании бизнес-процесса робот отправляет оповещение в живую ленту Битрикс24, с информацией о времени отсутствия коллеги и возможность пожелать приятного отдыха.
![](https://static.tildacdn.com/tild3762-3131-4130-a465-376636636264/2022-07-11_10-25-31.png)
Как итог – собственник бизнеса уверен, что не потеряет клиентов, коллеги не рвут на себе волосы от некорректной передачи проектов, а сотрудник со спокойной душой наслаждается отпуском на берегу моря, любимой даче или за просмотром сериалов, без необходимости судорожно поглядывать на телефон.
Если вы хотите интегрировать процесс “Уход в отпуск”, то оставьте заявку на почту itgrade@itgrade.ru
или по телефону:
+7 (4812) 40-31-02.